Es una pregunta que todos los empresarios y responsables financieros se han hecho en algún momento. Cuando el volumen de trabajo crece, los costos aumentan o hay que abordar tareas especializadas, surge la gran duda: ¿contratar a alguien o externalizar el servicio?
Tomar esta decisión no es fácil. Contratar a un empleado supone una mayor integración en la empresa y más control sobre las tareas, pero también implica costos fijos elevados, gestión de personal y compromiso a largo plazo. Por otro lado, externalizar permite ajustar costos y acceder a especialistas sin necesidad de contrataciones fijas, aunque con menos control sobre la ejecución.
No hay una respuesta única para todas las empresas. La clave está en evaluar qué es lo más rentable y eficiente según las necesidades del negocio. A continuación, analizaremos en detalle las ventajas, desventajas y costos de cada opción para ayudarte a tomar la mejor decisión.
¿Qué significa externalizar y en qué casos se usa?
Externalizar, también conocido como outsourcing, consiste en contratar a una empresa o profesional externo para que realice ciertas tareas en lugar de asignarlas a empleados propios. Se trata de una práctica común en empresas de todos los tamaños, desde startups hasta grandes corporaciones, porque permite ahorrar costos y delegar tareas especializadas sin necesidad de crear un nuevo puesto de trabajo.
Algunos de los servicios más comúnmente externalizados incluyen:
- Marketing digital:
- Contabilidad y finanzas:
- Desarrollo web y TI:
- Logística y producción:
- Atención al cliente:
Imagina que diriges una pequeña empresa de moda y necesitas lanzar una campaña publicitaria en redes sociales. Contratar a un especialista en marketing podría costarte más de 2.000€ al mes, mientras que externalizar el servicio te permitiría acceder a un equipo de expertos por una fracción de ese costo.
Ahora bien, externalizar no siempre es la mejor opción. Hay ciertas áreas clave del negocio, como la estrategia comercial o el desarrollo del producto, que suelen ser más efectivas cuando se gestionan internamente. La clave está en identificar qué funciones pueden delegarse sin perder competitividad.
Comparativa de costos: ¿empleado/a o externalización?
Para entender cuál opción es más rentable, analicemos los costos que implica contratar a un empleado frente a externalizar el mismo servicio.
Caso práctico: gestión de redes sociales
Si decides contratar a un Community Manager para gestionar las redes sociales de tu empresa, estos serían los costos aproximados:
- Salario mensual: 1.500€
- Seguridad social y beneficios: 500€
- Herramientas y formación: 100€
- Costo total: 2.100€/mes
Ahora, si decides externalizar este servicio con una agencia o freelancer, los costos serían:
- Tarifa mensual de outsourcing: 199€/mes
- Costo total: 199€/mes
En este caso, externalizar supone un ahorro de más de 1.900€ al mes sin perder calidad en el servicio.
Lo mismo ocurre con otras áreas como SEO, publicidad online o diseño gráfico. Mientras que contratar empleados en estas áreas puede costar entre 2.000€ y 3.000€ al mes, externalizar los mismos servicios puede reducir la inversión a menos de 500€.
Entonces, ¿por qué algunas empresas siguen contratando empleados en lugar de externalizar? La respuesta está en el nivel de control, la disponibilidad y la integración dentro del equipo.
Ventajas y desventajas de cada opción
Externalizar tiene grandes beneficios, pero también algunos inconvenientes que deben considerarse antes de tomar una decisión.
Ventajas de externalizar
Una de las principales razones para optar por el outsourcing es la reducción de costos. En lugar de asumir salarios, seguridad social y otros beneficios laborales, la empresa paga solo por el servicio que necesita. Esto permite ajustar el presupuesto según la demanda sin compromisos a largo plazo.
Otro beneficio clave es el acceso a especialistas. Contratar a un experto en cada área puede ser costoso, pero externalizar permite trabajar con profesionales de alto nivel sin necesidad de incorporarlos a la plantilla. Además, el tiempo de implementación es mucho más rápido, ya que el proveedor ya cuenta con la experiencia y las herramientas necesarias para ejecutar el trabajo.
Por último, el outsourcing ofrece una gran flexibilidad. Si las necesidades del negocio cambian, es posible modificar, ampliar o cancelar el servicio sin los inconvenientes legales y administrativos de una contratación fija.
Desventajas de externalizar
El principal inconveniente de externalizar es la pérdida de control sobre la ejecución de las tareas. Mientras que un empleado interno está completamente alineado con los objetivos y valores de la empresa, un proveedor externo puede no tener el mismo nivel de compromiso.
Otro aspecto a considerar es la dependencia de terceros. Si la relación con el proveedor no funciona bien o la calidad del servicio no es la esperada, cambiar de proveedor puede generar retrasos y problemas en la operación.
¿Cuándo es mejor contratar y cuándo externalizar?
La decisión entre contratar o externalizar depende del tipo de negocio, del presupuesto y de la estrategia de crecimiento. Aquí algunos factores clave para tomar la mejor decisión.
Contratar es mejor si:
- La tarea es fundamental para el negocio y se necesita control total.
- Se requiere un alto nivel de personalización y compromiso.
- Se puede asumir el costo fijo de un empleado sin afectar la rentabilidad.
Externalizar es mejor si:
- Se busca reducir costos y pagar solo por lo necesario
- Se necesita acceso rápido a especialistas sin largos procesos de contratación.
- La tarea no es parte del core business y puede delegarse sin riesgos.
Un buen ejemplo de externalización eficiente es el marketing digital. Muchas empresas, incluso grandes corporaciones, externalizan áreas como SEO, publicidad online y redes sociales, porque contratar un equipo completo en estas áreas puede ser demasiado costoso.
Por otro lado, áreas como atención al cliente o desarrollo de productos suelen ser más efectivas cuando se gestionan internamente, ya que requieren un alto grado de compromiso y conocimiento del negocio.
Conclusión: ¿qué opción es más rentable?
No hay una respuesta única. La mejor opción depende de las necesidades específicas de cada negocio. Sin embargo, si el objetivo es reducir costos sin comprometer la calidad, externalizar suele ser la alternativa más rentable.
Si el negocio está en una fase de crecimiento y necesita flexibilidad, externalizar permite escalar operaciones sin asumir riesgos innecesarios. En cambio, si la empresa ya tiene una estructura sólida y busca consolidarse, contratar empleados internos puede ser una inversión estratégica para garantizar estabilidad y control.
Antes de tomar una decisión, lo ideal es hacer un análisis financiero detallado y evaluar qué opción se alinea mejor con los objetivos de la empresa. En muchos casos, la mejor solución no es elegir entre una u otra, sino combinar ambas estrategias para lograr un equilibrio entre eficiencia, control y rentabilidad.